Rumit dan Resahnya Dokumen yang Berantakan

 Rumit dan Resahnya Dokumen yang Berantakan

    Malam kian temaram. Ketika aku dihadapkan dengan masalah yang cukup remeh temeh untuk dijadikan tulisan. "Tapi ini masalah, tidak ada yang remeh-temeh." Keras argumen kontra di dalam benakku.

    Ada pertanyaan dari seorang gadis yang tampaknya sedikit bingung--apalagi aku. Ia bertanya "Bagaimana sih cara kita menyimpan atau mengarsipkan dokumen dengan cara yang ideal dan sistematis?" Sungguh berat. Tiba-tiba pertanyaan, yang bukan hanya sistematis tetapi juga efektif itu diberikan kepadaku, seorang yang gaptek teknologi ini. Mungkin agaknya aku sedikit bingung, apakah yang ia maksud dalam pengarsipan dokumen yang dalam jaringan atau luar jaringan? Entahlah. Akhirnya aku tarik kesimpulan kalau dokumen yang dimaksud adalah kesemuanya, baik dalam jaringan ataupun luar jaringan.

       Memang begitu pelik ketika kita dihadapkan pada kesemrawutan dokumen, baik itu dokumen yang berserakan di meja, di lantai ataupun dokumen yang tertata dengan semrawut di background laptop, ataupun juga dokumen yang berada di beranda menu dokumen. Rasa-rasanya menambah putaran dalam kepala. Sebenarnya, hal itu bisa diminimalisir dengan senantiasa memposisikan dokumen-dokumen tersebut dengan membuat folder-folder yang sesuai dengan dokumen tersebut sesaat setelah dibuka, dibuat atau digunakan. Misalnya dokumen tentang esai musik, ya dibuatkan folder dengan nama 'esai' atau apapun itu sekiranya jaga-jaga kalau kita hendak menggunakan dan membutuhnya kembali. Namun, karena sering kali menunda-nunda, akhirnya menumpuk, akibatnya menjadi semrawut. Malas pun menjuntai di antara rasa semangat.

       Belum lagi, jika saking banyaknya dokumen dan kesemrawutan yang tak lagi menimbulkan resah tapi nestapa, tiba-tiba kita membutuhkan lagi dokumen yang telah kita buat dulu. Apa itu tidak menimbulkan mangkel dan penyesalan?  

        Ada beberapa hal sih yang dapat dilakukan untuk meminimalisir atau menangani masalah tersebut.

1. Hilangkan rasa malas

    Sesuai dengan yang telah dijelaskan tadi. Kalau malas dan menunda-menunda, lama-lama juga numpuk. Kalau kata pepatah si ya 'sedikit-sedikit nanti akan menjadi bukit'. Terus ketika sudah terlanjur menumpuk, ya jangan berpasrah. Kalau pasrah ya, nggak selesai-selesai masalah. Caranya ya mulai atur sedikit demi sedikit. Seperti pepatah yang tadi, 'sedikit-sedikit akan menjadi bukit'. Kelar deh masalah.

2. Pilih tempat penyimpanan yang menurut kamu itu tempat penyimpanan terbaik

    Sebenarnya ya perspektif aja. yang penting penggunanya. apakah dia telaten atau tidak. Apakah sekiranya aman apabila disimpan di tempat penyimpanan itu. Terlebih bila ada back up data tersebut. Misal ada flash disk cadangan bila dokumen itu berada di komputer. Ataupun bila dokumen tersebut berada dalam bentuk fisik, bisa ditempatkan pada map ataupun rak portofolio. Dengan begitu akan tersimpan dengan baik dan aman.

3. Beri nama, dan sesuai kan tempatnya

    Terkadang kita menaruh suatu dokumen tersebut dengan semena-mena. Tidak keteraturan yang awalnya sedikit, lama-lama juga akan melonjak besar. Tentunya akan semakin tidak teratur. Semestinya sejak awal ditempatkan dulu, direncanakan dulu mau ditaruh dimana dan diletakkan sesuai dengan tema dan topiknya. Seperti contoh di awal, misal kita membuat esai tentang musik, taruk dulu dokumen kosongan di folder tentang musik. Dengan begitu akan langsung tersimpan dalam folder tersebut tanpa perlu memindah-mindahkan nantinya. Atau mungkin bila dokumen itu dalam bentuk fisik, ya tinggal letakkan di map atau rak dengan judul musik. Semua itu tentunya buat jaga-jaga bila sewaktu-waktu jendak digunakan.

4. Membuat resume peta-peta folder atau rangkuman peletakan 

    Sebenarnya, hampir sama dengan opsi nomer 3. Namun, yang membedakannya adalah kalau nomer 4 ini kita seperti membuat suatu catatan atau peta persebaran dokumen. misal dokumen a di rak paling atas atau dokumen b dirak baris nomer 3. Dengan begitu akan jadi lebih sistematis dan lebih tertata. Seperti pertanyaan dari seorang gadis di atas. 

       

    Mungkin seperti itu ya, beberapa hal yang bisa diupayakan dalam membuat dokumen atau data agar dapat tersimpan dan tertata dengan baik serta sistematis. Memang agak ribet dan riuh si. Daripada daripada ya  kan. Mencegah lebih baik daripada mengobati ya kan. Yang paling penting adalah tertuliskannya artikel ini sekarang. Seakan seperti permata bagiku. Cukup ya. Sekian dan terima kasih, Salam literasi. Salam bestari.